Datenschutzerklärung (Gutschein-Formular / MS Forms)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze
der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Main-Post GmbH
Berner Str. 2
97084 Würzburg
Tel.: 0931 6001-0
E-Mail: kundenservice@mainpost.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Main-Post GmbH – Datenschutzbeauftragter
Berner Str. 2
97084 Würzburg
E-Mail: datenschutz@mainpost.de

3. Gegenstand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang
mit einem Formular zur Ausstellung eines Gutscheins.

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten zu folgenden Zwecken:

1. Ausstellung und Übergabe eines Gutscheins.
2. Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Pflichten, insbesondere Dokumentations-, Nachweis- und
   Aufbewahrungspflichten im Rahmen der Buchhaltung.
3. Interne Auswertung (insbesondere anhand der Angabe „Schule“) zur statistischen/organisatorischen Auswertung.

5. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Formulars verarbeiten wir folgende personenbezogene Daten:

• Vorname
• Nachname
• Straße
• Hausnummer
• PLZ und Ort
• Schule

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung), soweit die Verarbeitung zur Erfüllung handels- und
  steuerrechtlicher Pflichten (insbesondere Dokumentations- und Aufbewahrungspflichten) erforderlich ist.
• Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) für die interne Auswertung anhand der Angabe „Schule“.
  Unser berechtigtes Interesse liegt in der internen statistischen/organisatorischen Auswertung und der
  Steuerung/Optimierung interner Prozesse.

Hinweis zur Pflichtangabe „Schule“: Die Angabe „Schule“ ist für die genannten Zwecke
(insbesondere interne Auswertung) erforderlich und daher im Formular als Pflichtfeld ausgestaltet.

7. Empfänger / Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur den Stellen zugänglich gemacht, die sie für die genannten
Zwecke benötigen, insbesondere der Buchhaltung.

Die Datenerhebung erfolgt über Microsoft Forms und wird in einer Excel-Liste innerhalb der Unternehmensumgebung
verarbeitet. Microsoft kann hierbei als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig werden.

Eine Weitergabe an sonstige Dritte findet nicht statt, außer wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind
(z. B. gegenüber Behörden im Einzelfall).

8. Datenverarbeitung innerhalb der EU

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU in der Unternehmensumgebung (Microsoft 365 / Microsoft Forms / Excel).

9. Speicherdauer / Löschung

Wir speichern die Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist. Darüber hinaus speichern
wir die Daten entsprechend der gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen. Nach Ablauf der
Fristen werden die Daten gelöscht, sofern keine weitergehenden gesetzlichen Gründe für eine Speicherung bestehen.

10. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, um den Gutschein auszustellen und die damit verbundenen Nachweis-
und Dokumentationspflichten zu erfüllen. Ohne diese Angaben kann der Gutschein nicht bzw. nicht korrekt ausgestellt
werden.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar
• Recht auf Widerspruch (Art. 21 DSGVO), insbesondere gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f
  DSGVO (hier: interne Auswertung)

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Zuständig ist insbesondere:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

13. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: 19.03.2026