Datenschutzerklärung (Anmeldung Schulen zur Ausbildungsmesse / MS Forms)

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderer nationaler Datenschutzgesetze
der Mitgliedstaaten sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Main-Post GmbH
Berner Str. 2
97084 Würzburg
Tel.: 0931 6001-0
E-Mail: kundenservice@mainpost.de

2. Datenschutzbeauftragter

Unseren betrieblichen Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Main-Post GmbH – Datenschutzbeauftragter
Berner Str. 2
97084 Würzburg
E-Mail: datenschutz@mainpost.de

3. Gegenstand der Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung informiert über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem
Formular zur Anmeldung von Schulen zu einer Ausbildungsmesse (AzubiXperience).

4. Zwecke der Verarbeitung

Wir verarbeiten die Angaben aus dem Formular zu folgenden Zwecken:

  1. Organisation, Planung und Durchführung der Ausbildungsmesse / des Messebesuchs
    (z. B. Zuordnung von Zeitslots, Koordination der Gruppengröße).
  2. Kommunikation mit der Schule bzw. der angegebenen Kontaktperson
    (z. B. Rückfragen, organisatorische Hinweise).

5. Kategorien verarbeiteter Daten

Im Rahmen des Formulars verarbeiten wir folgende Daten:

  • Name der Schule
  • Ansprechpartner/in (Name)
  • E-Mail-Adresse der Ansprechpartnerin/des Ansprechpartners
  • Anzahl der teilnehmenden Schüler (nur Anzahl, keine Namen)
  • Gewählter Zeitslot
  • Spezielle Anforderungen/Wünsche (optional; Freitext)

6. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Verarbeitung erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen:

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / vorvertragliche Maßnahmen), soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung der
    Anmeldung sowie zur Organisation und Durchführung des Messebesuchs erforderlich ist.

Hinweis zum optionalen Feld „spezielle Anforderungen/Wünsche“:
Bitte geben Sie dort keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) an.

7. Empfänger / Kategorien von Empfängern

Ihre Daten werden ausschließlich intern innerhalb der Main-Post GmbH verarbeitet und nur den Stellen zugänglich
gemacht, die sie für die Organisation und Durchführung der Veranstaltung benötigen.

Die Datenerhebung erfolgt über Microsoft Forms. Die Verarbeitung/Ablage erfolgt innerhalb der
Microsoft-365-Unternehmensumgebung (z. B. in einer Excel-Liste). Microsoft kann hierbei als Auftragsverarbeiter
im Sinne des Art. 28 DSGVO tätig werden.

8. Datenverarbeitung innerhalb der EU

Die Verarbeitung erfolgt innerhalb der EU in der Unternehmensumgebung (Microsoft 365 / Microsoft Forms / Excel).

9. Speicherdauer / Löschung

Wir speichern die Daten nur bis zum Ende der Messe, da sie ausschließlich der Organisation am Veranstaltungstag
dienen. Anschließend werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

10. Bereitstellung der Daten

Die Bereitstellung der Daten ist erforderlich, um die Anmeldung zu bearbeiten und die Teilnahme organisatorisch
zu ermöglichen. Ohne die Pflichtangaben ist eine Teilnahme ggf. nicht möglich.

11. Rechte der betroffenen Personen

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

  • Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
  • Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
  • Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
  • Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
  • Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO), soweit anwendbar

Zur Ausübung Ihrer Rechte können Sie sich an die oben genannten Kontaktdaten wenden.

12. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO).
Zuständig ist insbesondere:

Der Bayerische Landesbeauftragte für den Datenschutz (BayLfD)

13. Automatisierte Entscheidungsfindung / Profiling

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Stand: 20.03.2026